Projektek a portfolió menedzsment szemszögéből

Míg a legtöbb szervezet egyre hatékonyabban kezeli egyedi projektjeit, a projekt portfolió menedzsmentet a hatékony szervezeteke is gyakran teljesen elhanyagolják, vagy épp a projektek listázására és előrehaladások vezetői grafikonokon vagy táblázatokban való monitorozására korlátozzák. Az agilis megközelítés bozóttűzszerű terjedése szintén nem javít a helyzeten. Mivel az agilis projekteket könnyebb elindítani, az azok irányát meghatározó roadmapek pedig gyakran elnagyoltabbak, mint amilyeneknek lenniük kellene, a projektek kezdetén kevesebb megfontolás jut azok kölcsönös függőségeire, szűkös vállalati erőforrások iránti versenyhelyzetére, vagy arra, hogy azokat üzleti szempontból egyáltalán el kellene-e kezdeni vagy sem. A projektmenedzsment a feladatok hármas korlátjával, azok hatéridőre, költségkereten belül és meghatározott terjedelemben történő végrehajtásával foglalkozik. Míg az agilis megközelítés több rugalmasságot enged meg a projekt terjedelem alakításában, az még mindig nem fordít kellő figyelmet a projektek indításának végső okára: az azok révén realizálható üzleti előnyre. A portfolió menedzsmentben a fókusz a terjedelem, határidő, és költségvetés hármas korlátjáról az üzleti előnyre kerül. A portfolió menedzsment az a keret, amely a vállalati erőforrásokat a stratégiai célok szolgálatába állítja. A portfolió életciklus az ötletek teljes szervezetre, a szervezet minden tagjára kiterjedő generálásával és rögzítésével kezdődik, aminek célja az összes fejlesztési lehetőség feltárása. A projektötleteket ezután aszerint értékelik, hogy azok mennyire illeszkednek a szervezet víziójához és küldetéséhez, illetve támogatják-e a stratégiai célok elérését. Üzleti esetleírások, erőforrás és idő becslések készülnek annak feltárására, hogy melyik projektötletek valósíthatók meg, illetve melyeket éri meg megvalósítani. A szervezet ezután számba veszi kapacitásait és képességeit, és ennek alapján priorizálja és szűri a projekt ötleteket megvizsgálva, hogy rendelkezik-e azokhoz a megfelelő mennyiségű és minőségű erőforrással, és mennyire lehet érdemes őket megvalósítani. A stratégiai céloknak való megfelelés és a kapacitás és képesség korlátok szűrőjén átjutott projektötletek közül az üzleti előnyökön alapuló prioritások alapján kerülnek kiválasztásra a megvalósításra kerülő projektek, amelyek mellé egy tartalék lista is készül arra az esetre, ha később felszabadulnának kapacitások. A kiválasztott projektek megvalósítása ezután kezdődik. Amíg azonban a projektmenedzsment azok leszállítandóira és a hatékony végrehajtásra összpontosít, a portfolió menedzsment gondja a stratégiai végrehajtás. Portfolió szinten nem a leszállítandók és a hatékonyság állnak a figyelem középpontjában, hanem az üzleti előny. A meghatározott terjedelemtől való elsodrósás, csúszás, vagy költségkeret túllépés ezen a szinten bizonyos mértékig elfogadható lehet, amíg a projekt üzleti előnnyel jár, de a legkiválóbban tervezett és végrehajtott projektet is le kell állítani, ha nem hozza a várt üzleti előnyöket. A portfolió menedzsment a változások kezelésében is túllép az egyedi projekteken. Nem csak a közvetlen eredményekkel foglalkozik, hanem azok megtartásával és a szervezet hasznára fordításával is. Egy új CRM rendszer bevezetését például csak akkor tekinti sikeresnek, ha megvannak a kiképzett értékesítők is, akik tudják használni a rendszert és a bevezetéstől várt üzleti előnyök is realizálódnak. A portfolió életciklus utolsó lépése ezért az előnyök validálása és az eltérések kezelése. Láthatjuk tehát, hogy a portfolió menedzsment teremti meg a kapcsolatot a stratégia és a szervezet erőfeszítései között, ezzel pedig kulcsszerepe van a szervezet erőforrásainak a stratégiai célok és a szervezet küldetése szolgálatába állításában. Amint a döntés egy projekt elindításáról megszületett, a projektmenedzser elsősorban annak időben és hatékonyan történő végrehajtásáért felelős. A stratégiai vagy portfolió alapú megközelítés ugyanakkor a projekt révén létrejövő üzleti előnyre is figyel annak elindítása előtt, végrehajtása közben, és lezárása után is.